Steffen Herr ConsultingUnternehmensberatung

Wertstromanalyse /
Value stream mapping (VSM)

Die Wertstromanalyse wird zur Visualisierung von Material- und Informationsflüssen in einer Organisation eingesetzt. Sie dient als „Landkarte der Arbeit“, um wertschöpfende und nicht-wertschöpfende Prozesse sichtbar zu machen. Diese Analyse kann als Grundlage des Lean Managements betrachtet werden. Wer Prozesse verbessern möchte, muss wissen, womit er es zu tun hat. Eine Prozesskarte erlaubt es, uns einen Überblick zu verschaffen, Fehler zu identifizieren und erste Schlussfolgerungen zu ziehen. Die Grafik zeigt eine vereinfachte Darstellung. Eine Wertstromanalyse nutzt unterschiedliche Symboliken und kann viel komplexer sein. Heute gibt es professionelle Tools, die beim Erstellen einer Prozesskarte helfen.

Der PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus oder auch Demingkreis beschreibt ein Management-Prinzip, dem jeder von uns bewusst oder unbewusst im Alltag folgt. Wenn wir etwas schaffen wollen, folgen wir intuitiv den Phasen: „Plan – Do – Check – Act“. Beim Einkauf planen wir mit einer Einkaufsliste, wir laufen zum Supermarkt und überprüfen zu Hause unsere Einkäufe. Haben wir vergessen, Brot zu kaufen, müssen wir handeln: Noch einmal losgehen oder unseren „Fehler“ morgen beheben? Diesem „Rezept“ folgen viele Managementsysteme. Der PDCA-Zyklus ist „lean“, weil wir mit jedem Durchgehen etwas Neues dazu lernen, um unsere Prozesse zu verfeinern. In einem Unternehmen oder einem Arbeitsbereich können wir mit jedem Durchlauf neue, verbesserte Standards definieren und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einleiten.

5S-Methode

Wer kennt das Problem nicht? Ein unordentlicher Arbeitsplatz sorgt für Unordnung im Kopf und behindert uns bei der Arbeit. Nach der 5S-Methode sorgt ein sauberer, aufgeräumter, gut organisierter und standardisierter Arbeitsbereich zu besseren Ergebnissen. Die 5S-Methode schafft schlanke Unternehmensprozesse in fünf Schritten: 

1. Sortieren 
2. Systematisieren
3. Säubern 
4. Standardisieren
5. Selbstdisziplin

Sie eignet sich, um den Fokus auf das Wesentliche zu gewinnen, das persönliche Zeitmanagement zu verbessern und kann hervorragend in Vorbereitung auf den PDCA-Zyklus eingesetzt werden.

Hansei

Hansei ist ein wichtiger Begriff in der japanischen Kultur, der auf Deutsch „Selbst-Reflexion“ bedeutet. Die Hansei-Philosophie betrachtet Selbstreflexion als notwendig, um eigenes Fehlverhalten anzuerkennen und sich zu bessern. Ganz nach dem Motto „Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung.“ In der Praxis gehört zu Hansei z. B. das Problem zu erkennen, die persönliche Verantwortung zu akzeptieren, das emotionale Verpflichtungsgefühl (den Fehler nicht auf andere schieben) und ein „Versprechen“ zur Besserung. Hansei dient weniger als Prozessmethode, sondern eher als Soft Skill für besseres Selbstmanagement. Die besten Erfolgserlebnisse sind bei Führungskräften zu erwarten, die Hansei folgen, ihren Mitarbeitern vorleben und so die Unternehmenskultur positiv beeinflussen.

Kanban

Kanban ist eine beliebtes Beispiel für agiles Arbeiten. Die Methode hat seinen Ursprung wie das Lean Management beim japanischen Unternehmen Toyota. Kanban bedeutet „Karte“ oder „Tafel“ – und in der Tat brauchen wir auch nicht mehr, um die Methode anzuwenden. Alle Aufgaben – ob persönliche oder die eines Teams – werden in einzelnen Karten in mindestens 3 Spalten unterteilt: „Was muss getan werden?“, „Was wird gerade bearbeitet?“ und „Was ist fertig?“. Der nächste Schritt im Kanban ist das Pull-Prinzip: Mitarbeiter können selbst entscheiden, welche Aufgaben sie erledigen möchten und sich diese eigenverantwortlich von der Kanban-Tafel ziehen. Entsteht irgendwo ein Aufgabenstau, wird dieser sofort sichtbar und Mitarbeiter können sich gegenseitig helfen. Kanban hilft, Prozesse zu visualisieren und zu verbessern. Eine Methode, in die man einfach einsteigen kann, mit der aber auch sehr viel möglich ist.

Poka-Yoke

Poka-Yoke ist eine weitere japanische Lean-Methode, die wörtlich „unglückliche Fehler vermeiden“ bedeutet. Das Ziel von Poka-Yoke ist es, Fehler am fertigen Produkt zu vermeiden, indem menschliche Fehler bereits im Voraus beseitigt werden – durch Technik. Ein simples Beispiel aus dem Alltag ist die Kindersicherung an einer Steckdose. Das „technische Stoppschild“ kennen wir auch aus anderen Bereichen. Beim Ausfüllen eines Online-Formulars poppt eine Fehlermeldung auf, wenn eine wichtige Information des Nutzers fehlt – die automatische Fehlermeldung verhindert, dass der Kundenauftrag unnötig in die Länge gezogen wird, weil die Informationen im Nachhinein hinterfragt werden müssen. Auch mit Poka-Yoke sind kreative Ideen möglich, die über die Fertigungsbranche hinausgehen und sich im Bereich Dienstleistungen, IT und Marketing beweisen können. Fragen Sie sich: Wo behindern ungewollte Kundenfehler den Workflow?